意外と生産性に響く「社内資料ググラビリティ」の話

コンサルの仕事をしている中で口酸っぱく言われるのが「アセットを使い倒せ！」です。

なぜアセットを使い倒すのか

アセットとは、一言で言えば過去資料のことです。過去のプロジェクトの成果物や、そこから得られた知見を取りまとめた資料のことを指します。（もちろんクライアントの情報はクレンジングして保存します）

アセットを効率よく使うことで、自分がゼロから考えるべきことが減るので、高い品質の資料でも短い時間で作ることができます。

ここで問題になってくるのが、自分が使いたい過去資料がどこにあるのかをいかに素早く探すかです。

これは企業にもよると思うのですが、コンサル企業の場合、過去資料を集約して管理するためのシステムがあります。

そこで自分の欲しい資料を検索で探すのですが……

検索には一般的に、二つの問題があると言われています。

一つめは、検索アルゴリズムの問題。アルゴリズムがよくなければどのようなワードで検索をしても適切な検索結果を返すことができません。

二つ目は、検索クエリの問題。どれだけアルゴリズムが優れていても「なんかいい感じの資料が欲しい」と言われると、困ってしまいます。

つまり、欲しい情報を検索を使って引き当てたい場合は、検索アルゴリズムの精度がある程度担保されていること、そして適切な検索ワードを使うことが求められます。

これは社内資料を探す時でも全く同じ。検索システムがダメダメならそもそも話になりませんし、適切な検索ワードをそもそも知らなければ欲しい資料をピンポイントで探し当てることができません。

社内システムは自分ではいかんともし難いところ。しかし、自分の語彙力となれば話は別です。

欲しい資料に含まれているであろうワードを知っていること、もしくはそのワードに近い言葉を知っていること。それらを駆使して欲しい資料に素早くたどり着くこと。

これが社内資料ググラビリティの一番大きな要素です。

よく「人生において最も無駄な時間は、何かを探している時間である」と言われます。

仕事でも同じで、探し物にかける時間はにも生産していない時間にあたります。

少なくなるに越したことはありませんし、短ければ短いほど時間当たりの生産性は高まることになります。

さて、あなたはいかがでしょうか。

自分の携わっている業務領域、職種、業界でよく使われている専門用語や言い回し、どれだけ知っていますか？

新しい概念やアイディアが出てきた時に生み出される新しい言葉、どれだけフォローアップできていますか？きちんとアンテナを張っていますか？

自分が求めるものを適切に言葉にできていますか？

言葉の力を利用して、仕事での無駄な時間を縮小し、生産性を上げていきましょう！