会議で「この人の言ってること、よくわからないな」と思うことがあります。逆もしかり。
要因分解すると、5つの主因が浮かび上がりました。
メモがてら、残しておこうと思います。
トピックが的外れ
そもそも、話すトピック自体が的外れなパターンです。
「なんで今、これを話す必要があるの？」がわからない。伝わってこない。だから、話を聞くべきか、判断がつかない……というもの。
理由がわかったとしても、別に今じゃなくていいよねなどのケースも。
たとえば、「既存点の売上高下落」という課題の原因と対策を議論するとき、一足飛びに「座席の座り心地が」と言い始める、など。
対策は、「今これをあなたに話す理由」を明確にすることです。
仕事の大きな流れのなかで、今この瞬間、この人にこの件を話すことで、なにをどう動かしたいのか。
話し相手にどんなアクションを期待するか、目的感を明らかにする、と言ってもいいかもしれません。
目的感がシャープであるほど、話す時間は有意義になります。（話す必要がない、という判断も含めて）
視点がズレている
目的感は明らかだとしても、その視点がズレているパターン。
たとえば、「既存点売上減少の主因である座席の座り心地が悪い問題」の対策の報告で、「店舗バックヤードのイスがひどいことが判明しました」と言い始める、とか。
上の例は誰でも「いやそうじゃないでしょ」と言いたくなると思いますが、仕事上では、関係ありそうで実は全然関係ないパターンもあります。
対策は、頭の中の情報と今話すべきことの相関を、事前に整理しておくことです。
一生懸命集めた情報や、脳に汗をかいて考えたことは、自分からすると貴重なものに見えがちです。それなりに力とかけたものなので。
しかし、「自分にとって貴重か」と「今話すべきトピックか」には、相関関係はありません。
あくまで、今話すべきトピックに関連する情報のみを発話の対象とするべきです。
結論が不明確
話すトピックは明確だとしても、話の結論がブレているパターン。
「で、なにが言いたいの？なにをしてほしいの？」と言いたくなるやつです。
たとえば、「既存店売上高減少の主因である座席の座り心地問題の対策」を話すとき、
- 対策を練るための情報の集め方がわからないので、教えてほしい
- 集めた情報の整理方法がわからないので、教えてほしい
- 対策案を考えるアプローチを練ったので、レビューがほしい
- 対策案の比較にあたり、比較観点と基準をすり合わせたい
- 対策案を比較した結果、最優先となったものにつき、実施OKの判断がほしい
など、結論といってもいろいろあるはずです。
対策は、そのトピックがDoneになるまでの段取りのうち、今自分がどこにいるのかを、明確に意識することです。
そうすれば、次のステップとしてなにを話し、決めるべきか＝結論が明らかになすはずです。
話の組み立てが下手
結論が明確だとしても、それに至るまでの話順がよくなく、結論に納得感がないパターン。
「結局、あなたが今言いたかったのはコレで、その理由はこういうことだよね？」と聞き返して、「そうです」となるやつです。
話者の脳内で「結論はこう、理由はこう」というロジックツリー＝話の骨格がブレていたり、話す途中で思い出した補足情報が口に出てしまう＝脱線してしまうと、よくこういうことが起きます。
対策は、まず大筋のみを伝え、末節は聞かれた答える、です。
未整理の脳内情報を全部吐き出してそのまま相手に伝えるのは、料理を原材料のまま投げつけるのと同じです。
料理を食べた相手が「このパスタソースはなにからできてるの？」と聞いたときだけ、「イタリア産のトマトと……」と言えばいいのです。
声に本気度を感じない
結論も話順も良いのに、棒読みだったり抑揚がなかったりで、どれだけ本気の案件なのかが伝わりにくいパターン。
話す人と聞く人で、同じ目線・同じ課題意識を持てているなら、別に棒読みでもいいのです。
しかし、相手に課題を認識してもらうことからはじめる場合、声色などのノンバーバルな部分も、ことの重要性を伝える大事な要素になります。
精神論っぽくなりますが、課題を自分ごと化できていれば「どうにかしなきゃ」と思うもので、それは声色などの本気度に現れる……と捉える人が少なからずいることは確かです。
対策は、声色、トーン、話すスピードや空白のとり方などのテクニックを身につけること。
話し方は人それぞれ。本気で話しても棒読みっぽくなってしまう人も当然います。しかし、相手は自分の個性なんて知らない、と考えるほうが良いでしょう。
くわえて、コロナでリモートワークです。これまでは目線や身振り手振りで伝わっていたことが、一切伝わりません。ノンバーバルな要素は声色など「音としての声」だけです。
なので、「音としての声」の表現にも気を配るべきですし、そのテクニックもきわめて重要、というわけです。
まとめ
まとめると、なにかを話すときは
- ○○の件で相談です。今話さないと○○な影響があります
- 今こんな状況で、段取り的には今ここで引っかかっています
- お願いしたいことは、これです
- その結論に至った理由は、こうです
- （以上を、本気度を感じる言い方で伝える）
というフレームなのかな、と。
前準備がいる分量感ですね。
ぼく自身も、ちゃんと準備ができないまま話してしまうことがあるので、気をつけたいと思います。
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